河海大学党内文件收文处理办法和保密制度
发布时间:2005-11-02 浏览次数:

为了进一步规范党内收文处理,做好党内秘密文件保密工作,特制定本办法。

一、收文处理办法

   (一)签收

    1、上级机关发给校党委的文件、电报、信函等,由党办机要秘书签收拆封。签收文件时逐件清点,如发现问题,及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应注明签收的具体时间。

    2、其他部门收到发至党委的文件,应及时转交党办机要秘书处理

    3、领导同志参加上级党委系统召开的会议,会议上带回的重要的和秘密级以上的文件,应及时交党办机要秘书处理。

   (二)登记

    文件办理过程中就文件的特征和办理情况进行记载。登记应将文件标题、密级、发文号、发文机关、收文日期及办理情况分类(一般按作者)逐项逐份进行登记。

   (三)送阅

    1、登记后的文件首先送党办主任阅文并提出拟办意见

    2、根据党办主任提出的拟办意见,再分别送校领导阅文和批示。

    3、根据校领导的批示,如需有关职能部门阅办的文件(对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门)再分别送有关部门阅办。

    4、不需要传阅的文件、内部资料等,则按收文分类存放在机要室

    5、办理文件传阅应随时掌握文件去向,避免漏传、误传和延误。

   (四)承办

    业 务主管部门或党委负责同志批示的承办部门,对需要办理的文件进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应直接答复呈文单位;凡涉及其他部 门业务范围的事项,承办部门应主动与有关部门协商办理;凡需报请上级机关审批的事项,承办部门应提出处理意见并代拟文稿,按规定程序报上级机关审批。

   (五)催办

    1、党办主任对文件的承办情况进行督促检查,催办贯穿于文件处理的各个环节。对紧急或者重要文件及时催办,对一般文件定期催办,并及时向主管领导反馈办理情况。

    2、送书记、校长阅办的文件,要求当日送文当日退还,如因工作不能及时阅文,应在次日退还(但应保管好,防止泄密或遗失);如外出,应在外出之前将所送阅的文件退回,以便及时转送他人阅办。因外出缺阅的文件待回校后补阅。

    3、经校领导批示给有关部门阅办的文件,有关部门收到文件后应及时阅办,办理完毕后即将文件退还党办。如果是属于同时批给几个部门阅读的文件,要求文件停留在每个部门的时间最多不能超过两天,最后阅文的部门负责将文件退还党办。

   (六)清理、清退

    1、机要秘书要经常将文件与收文登记清理核对,节假日前后要进行全面清理,以便及时掌握文件的下落情况,如发现问题也便于及时追查。

    2、党办转发给有关部门阅办的文件、内部资料等,阅办完毕后立即退还党办。

    3、党办发放给各党委、总支的县团级文件,要求在当年寒、暑假前的一周内全部清退党办。

    4、中央发至省军级文件和绝密级、省部级密码电报,由党办机要秘书按照省委办公厅机要局的要求进行清退。

   (七)归档

    1、当年收到的上级文件、内部资料等,在办理结束后,按收文分类整理齐全一套,一般在次年的第一季度移交档案馆归档,并办理好交接手续。个人不得保存应当归档的文件。

    2、收文登记簿待办理完归档、清退和销毁等项工作后,再移交给档案馆备查。

   (八)销毁

1、当年的收文除移交档案馆归档外的重份文件,在收文登记簿销毁栏内注明销毁份数,采取隔年销毁。销毁文件的方式按照江苏省国家保密局苏保[1999]15号“关于印发《省级机关保密废纸回收销毁办法》的通知”执行。

2、当年收的密码电报除按省委办公厅机要局规定清退的外,逐份进行“电报销毁登记”,经主管领导批准签字后,由二人监销,销毁的方式采取碎纸机粉碎。

   (九)书写材料

    文件处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。

   (十)传递

    秘密文件应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。

   (十一)阅读范围

    1、中央发至校党委的省军级文件,限现职党员校领导阅读;地师级文件限正处级以上党员干部阅读;县团级文件限副处级以上党员干部阅读;有些文件无明确规定或超出规定,需扩大阅读、传达范围时,均按照校领导批示的范围办理。

    2、离退休干部阅读文件,按有关规定,可享受同级在职干部的待遇。

    3、按照上级文件规定,给民主党派干部阅读的文件,由统战部负责人办理借阅手续,并负责掌握阅读范围,当日借文当日如数退还。

   (十二)文件管理

    1、上级机关发给校党委的文件,由党办机要秘书统一管理,一般不发给个人。校领导如因工作需要,可向党办机要秘书办理借阅手续,未经办理借阅手续,任何人不得将文件取走。

    2、复制上级机关的秘密文件,须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。复制的文件应当与正式印发的文件同样管理。

    3、汇编上级机关的秘密文件,须经发文机关批准或者授权。文件汇编本的密级按照编入文件的最高密级标注并进行管理。

    4、上级文件按收文分类存放在机要室。中央发至省军级的文件,密码电报和绝密级文件单独存放管理,并采取严格的保密措施。

    5、在书记、校长等领导同志退回阅文夹时,机要秘书要对阅文夹中的文件逐份清点注销。如发现有未退文件时,应及时与有关领导核查。

    6、在阅文室提供给领导干部阅读的文件夹,要求当天阅文当天核实,如发现问题要及时与当事人核查。

    7、转给有关部门阅办的文件,交部门文书处理人员签收和管理。部门文书处理人员对本部门的收文应经常清理和清退,如发现有失、泄密现象,要立即采取措施并向党办报告,以便及时查明情况进行处理。

    8、 各级领导同志不得横传文件。送领导同志阅办的文件、资料,要求送去多少退回多少。如需要有关领导或部门急办的文件,请签批意见后即退回党办传递。转给有关 部门阅办的文件,由部门文书处理人员负责登记传递,部门与部门之间的领导同志不得横传文件。如因横传而发生丢失文件、内部资料的事件,一律由其本人负责。

    二、保密制度

    1、文件处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家的秘密安全。

    凡泄露或出卖党和国家秘密文件的,依照有关法律、法规的规定进行处理。

    2、党内秘密文件的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的文件,按内部文件管理。

    3、文件密级的变更和解除由发文机关或上级机关决定。

    4、各级领导干部特别是校级领导干部,接触党和国家的秘密较多,在保障党和国家秘密安全方面负有重大的责任,必须以身作则,带头执行党和国家的《保密法》和各项保密制度。

5、 校级领导干部原则上都应在办公室内阅办文件。因工作离开办公室时,须将阅文夹收放进保险柜或抽屉中锁好,不得将文件夹随便放在办公桌上,以防失泄密或失控 现象的发生。其他各级领导干部和按规定可阅文的其他人员,“秘密”以上的文件,只能在办公室阅办,不得将秘密文件、资料带回家中。如因此而发生失泄密事件 应由当事人负责。

6、机密级以上的文件需部门负责人阅知、阅办的,请部门负责人到党办阅文。

    7、禁止携带秘密文件、资料到公共场所。参加外事活动一般不要携带秘密文件。因工作需要外出必须携带的秘密文件,应指定专人负责管理或本人亲自管理。如果丢失秘密文件,首先要追究领导同志的责任,同时要追究机要秘书等有关人员的责任。

    8、严禁在家属子女及其无关人员面前谈论党和国家的秘密事项。违者应追究领导本人的责任。

    9、领导同志在出国访问、考察及其他外事活动中,必须十分清醒地注意保守党和国家的秘密,坚持内外有别的原则。如有泄密,造成重大损失的,应追究领导本人的责任。

  以上收文处理办法和保密制度,希望各级领导干部带头严格遵守。机要文书处理人员要有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,对党忠诚,立场坚定,严守秘密,遵守纪律,恪尽职守,无私奉献。为确保党和国家的秘密安全,做到万无一失。

 


※ 信息来源: 党委办公室 信息负责人: 潘洪山